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May 04, 2023

PMI: tenetelo presente quando scegliete le stampanti

Have you seen paper disappearing from your workplace? Of course you haven’t. The

Hai visto la carta scomparire dal tuo posto di lavoro? Ovviamente no. L'idea di un "ufficio senza carta", libero da stampanti, era un sogno, più una speranza e un sogno che qualcosa di concreto.

Gli aspetti pratici della gestione di qualsiasi attività impongono che le PMI possiedano e gestiscano ancora almeno una stampante, anche nel 2023. Perché non importa quanta strada abbia fatto la tecnologia, sembra che qualcuno, da qualche parte, vorrà inevitabilmente una copia fisica di un documento digitale.

Ed è per questo che abbiamo messo insieme questa guida rapida per chiunque cerchi una stampante da lavoro che copre le considerazioni da tenere a mente quando ne acquisti una.

Calcola il numero medio di pagine stampate dalla tua azienda ogni mese. Ciò ti aiuterà a scegliere una stampante con il ciclo di lavoro appropriato e il volume di stampa mensile consigliato. Non tutte le stampanti sono uguali, quindi conoscere queste statistiche in anticipo sarà di grande aiuto quando cerchi una stampante che soddisfi le tue esigenze.

Considera quanto velocemente avrai bisogno di stampare i tuoi documenti. Alcuni sono demoni della velocità, mentre altri ti faranno aspettare anche per i lavori più semplici. Potrebbe sembrare ovvio, ma se la tua azienda richiede una stampa ad alta velocità, cerca una stampante con velocità di stampa più elevate. Se possibile, parla con un venditore e richiedi una dimostrazione per vederlo in azione di persona.

Tieni presente che le stampanti ad alta velocità costeranno di più rispetto alle loro concorrenti più lente, quindi un compromesso tra costi e prestazioni alla fine soddisferà al meglio le tue esigenze.

Valuta la qualità di stampa richiesta per la tua attività. Se hai bisogno di stampare documenti o immagini professionali, scegli una stampante con alta risoluzione e precisione dei colori. In passato, le stampanti laser producevano documenti della massima qualità, ma la tecnologia a getto d'inchiostro ha fatto tanta strada che oggi anche loro possono produrre stampe di qualità laser.

La statistica da cercare nella scheda tecnica della stampante è "DPI" o "punti per pollice". Più alto è questo numero, più nitidi saranno i risultati di stampa. Se fai acquisti in negozio, chiedi al venditore se ha delle stampe campione da mostrarti della stampante che ti interessa in modo da poter fare un confronto diretto.

Valuta i requisiti di gestione della carta della tua azienda. Considera le dimensioni e i tipi di carta utilizzati dalla tua azienda e acquista una stampante in grado di gestirli. Ricorda che è molto più comune per le stampanti stampare pagine A4 che stampare pagine A3. Cerca funzionalità come la stampa fronte/retro automatica (la possibilità di stampare su entrambi i lati della carta senza intervento manuale) e la presenza di più vassoi carta.

Più vassoi carta consentono di caricare diversi tipi di carta contemporaneamente. La funzionalità consente inoltre di conservare più carta contemporaneamente, ridurre gli sprechi di carta e semplificare determinati lavori. Puoi, ad esempio, specificare un vassoio per la stampa quotidiana, un altro per le buste e un altro per le etichette, consentendo al personale di stampare più facilmente ciò di cui ha bisogno regolando le impostazioni nel lavoro di stampa.

La seconda considerazione più importante dopo aver deciso tra la stampante laser o l'inchiostro è il modo in cui la stampante si collega all'ambiente IT dell'ufficio. Idealmente, ciò che desideri è una stampante con una porta USB, una porta LAN e connettività wireless, poiché ciò offre la massima flessibilità quando si tratta di consentire al personale l'accesso alle sue funzioni.

Il wireless è il più conveniente poiché puoi posizionare la stampante praticamente ovunque nel tuo ufficio, quindi se hai intenzione di sacrificare qualcosa, sacrifica le altre due connessioni.

La maggior parte delle aziende ha anche bisogno di scansionare, copiare e inviare via fax documenti (anche se al giorno d'oggi meno hanno bisogno dell'ultima opzione). Una stampante multifunzione che fa tutto questo può aiutarti a consolidare le tue apparecchiature da ufficio e a risparmiare su costi e spazio.

Forse la considerazione più importante in questi tempi di crisi economica è il costo totale di proprietà di una stampante, che include il prezzo di acquisto iniziale, le forniture correnti (cartucce di inchiostro o toner, carta) e i costi di manutenzione. Cerca stampanti che offrano funzionalità di risparmio sui costi come cartucce ad alto rendimento o modalità di risparmio dell'inchiostro.